Política de Retención de Datos

Actualizamos esta política el 17 de agosto de 2026 para agregar datos que la plataforma guarda ahora, y para responder una pregunta que no estábamos respondiendo con claridad: qué sucede cuando un gimnasio cambia de plan de suscripción.

• Nuevo e importante — la sección "La desactivación no es eliminación". Que un gimnasio se cambie a un plan más pequeño no elimina los datos de nadie.
• Nuevas filas en la tabla de retención para los resúmenes diarios de dispositivos portátiles, los registros del libro de cuentas y de tarifas, las transacciones de venta minorista, los registros del reloj de asistencia y de pago del personal, los códigos de check-in, los códigos de recuperación, la atribución de referidos, las respuestas a encuestas, los videos de revisión de técnica y los escaneos corporales.

Esta Política de Retención de Datos describe durante cuánto tiempo MyTrainerOS conserva su información personal y los procedimientos para la eliminación de datos. Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para prestar nuestros servicios y cumplir con las obligaciones legales.

Dos distinciones recorren toda esta política, y confundirlas es la causa habitual de alarma:

• Desactivar no es eliminar. Los datos desactivados se siguen guardando en su totalidad y pueden volver a activarse. Solo la eliminación los borra.
• Los datos de su cuenta y los registros comerciales de su gimnasio son cosas distintas. Eliminar su cuenta borra sus datos personales; no borra el registro financiero de una transacción que su gimnasio está legalmente obligado a conservar.

Los dueños de gimnasios pueden cambiar entre nuestros planes de suscripción en cualquier dirección. Si un dueño se cambia a un plan que permite menos miembros, ubicaciones, cuentas de personal o menos personalización de marca de lo que el gimnasio usa actualmente, los registros que excedan el nuevo límite se desactivan.

Qué significa la desactivación

• El registro se oculta del uso cotidiano y deja de contar para el límite del plan.
• Los datos subyacentes se conservan en su totalidad. Nada se recorta, se anonimiza ni se purga.
• Si el gimnasio vuelve a un plan más grande, los registros se restauran exactamente como estaban: los mismos miembros, ubicaciones, cuentas de personal y personalización de marca, con su historial intacto. No hay que volver a ingresar nada y no se pierde nada.

Lo único que no se restablece

Si un dueño ya había suspendido a un miembro del personal antes del cambio de plan, esa persona sigue suspendida cuando el gimnasio vuelve a un plan superior. Un cambio de plan no reincorpora discretamente a alguien que un dueño desactivó deliberadamente. La decisión del dueño prevalece sobre el ciclo del plan en ambas direcciones.

Lo que la desactivación no es

Un cambio de plan nunca es un evento de eliminación. No inicia un plazo de retención, no activa el proceso de eliminación de la cuenta que se describe más abajo y no es un motivo por el que borraríamos los entrenamientos, los registros de nutrición, los datos de salud, los mensajes o el libro de cuentas de un miembro. La eliminación solo se produce a través de las vías deliberadas que se describen en "Proceso de eliminación de la cuenta": que usted nos lo pida, o una solicitud de eliminación de datos por parte de la persona a quien se refieren los datos.

Categoría de datos	Plazo de retención	Fundamento
Perfil de la cuenta	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Registros de entrenamiento	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Registros de nutrición	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Fotos de progreso	Hasta que el usuario las elimine o la eliminación de la cuenta + 30 días	Consentimiento del usuario
Resúmenes diarios de dispositivos portátiles (almacenados en nuestros servidores)	Hasta el retiro del consentimiento o la eliminación de la cuenta + 30 días	Consentimiento del usuario
Muestras sin procesar de dispositivos portátiles	No se almacenan; nunca se suben desde su dispositivo	Minimización
Registro de sincronización de salud (cuándo se ejecutó una sincronización, su origen, cualquier error)	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Escaneos corporales	Hasta que el usuario los elimine o la eliminación de la cuenta + 30 días	Consentimiento del usuario
Videos de revisión de técnica y anotaciones del entrenador	Hasta que el usuario los elimine o la eliminación de la cuenta + 30 días	Consentimiento del usuario
Mensajes	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Grabaciones de voz	Se eliminan inmediatamente después de la transcripción	Minimización
Conversaciones de entrenamiento con IA	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Registros de pagos	7 años después de la transacción	Obligación legal (IRS)
Libro de cuentas del miembro, saldos, tarifas cobradas y tarifas eximidas	7 años después de la transacción	Obligación legal (IRS): es un registro financiero
Ventas minoristas en persona, recibos, devoluciones	7 años después de la transacción	Obligación legal (IRS)
Entradas del reloj de asistencia del personal (incluida la ubicación captada con geocerca al marcar la entrada)	Se conservan mientras la cuenta del gimnasio esté activa; la eliminación está sujeta a las propias obligaciones de conservación de registros del empleador	Conservación de registros del empleador
Rol, permisos, clasificación y tarifa de pago del personal	Se conservan mientras la cuenta del gimnasio esté activa, incluso mientras la cuenta del miembro del personal esté desactivada	Conservación de registros del empleador
Código de check-in del quiosco (solo hash unidireccional)	Hasta que se reemplace el código o se elimine la cuenta	Seguridad
Códigos de recuperación de autenticación multifactor (solo hash unidireccional)	Hasta que se usen, se vuelvan a generar o se desactive la autenticación multifactor	Seguridad
Atribución de enlaces de referidos (vistas, clics, registros)	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Respuestas a encuestas de satisfacción	Hasta la eliminación de la cuenta + 30 días	Prestación del servicio
Exenciones de responsabilidad firmadas	7 años después de su vencimiento	Obligación legal
Registros de auditoría	3 años	Seguridad / cumplimiento
Registros de errores	90 días	Operativo
Copias de seguridad de la base de datos	90 días, de forma continua	Recuperación ante desastres

Inicio de la eliminación

Puede solicitar la eliminación de la cuenta a través de:

• Settings > Privacy & Consent > Delete My Account (Configuración > Privacidad y consentimiento > Eliminar mi cuenta)
• Un correo electrónico a privacy@mytraineros.com

Período de reflexión de 72 horas

Después de que solicite la eliminación de la cuenta, hay un período de reflexión de 72 horas durante el cual:

• Su cuenta sigue activa y usted puede seguir iniciando sesión
• Sus datos todavía no se eliminan
• Puede cancelar la eliminación por su cuenta en la aplicación, en Settings > Delete Account > Cancel Deletion (Configuración > Eliminar cuenta > Cancelar eliminación)

Enviamos dos correos electrónicos a la dirección de correo electrónico de su cuenta: uno cuando recibimos su solicitud y otro cuando su cuenta ha sido eliminada.

Ejecución de la eliminación

Después del período de reflexión, ocurre lo siguiente en un plazo de 30 días:

• Toda la información personal se elimina de forma permanente del almacenamiento principal
• Todos los datos de salud se eliminan de forma permanente
• Todas las fotos de progreso se eliminan de los contenedores de almacenamiento
• Todos los mensajes entre usted y otra persona se eliminan, para ambas partes
• Los registros financieros se anonimizan (se conservan para el cumplimiento legal)
• Las copias de seguridad que contienen sus datos se purgan en un plazo de 90 días

Lo que no podemos eliminar

Ciertos datos deben conservarse incluso después de la eliminación de la cuenta:

• Los registros de pagos y de transacciones (7 años, según los requisitos del IRS)
• Las exenciones de responsabilidad firmadas y los registros de consentimiento (7 años, para protección frente a responsabilidades)
• Los datos necesarios para cumplir con procedimientos judiciales u órdenes judiciales

Estos datos se anonimizan cuando es posible y se almacenan con acceso restringido.

Podemos conservar datos anonimizados y agregados que no pueden vincularse con ninguna persona. Estos datos se usan para:

• Mejorar las funciones de la plataforma y la exactitud de los modelos de IA
• Generar indicadores de referencia y análisis del sector
• Realizar investigaciones sobre las tendencias del acondicionamiento físico

Los datos anonimizados no constituyen información personal y no están sujetos a solicitudes de eliminación.

Para preguntas sobre nuestras prácticas de retención de datos, comuníquese con:

• Correo electrónico: privacy@mytraineros.com
• Línea de asunto: "Data Retention Inquiry"