Asistente administrativo: guía del usuario

Tus cinco pestañas de la parte inferior son Dashboard (Panel), Schedule (Agenda), Members (Miembros), Messages (Mensajes) y More (Más). Abajo a la izquierda está Dashboard. No hay una pestaña llamada "Admin".

1. Empieza en Dashboard. Muestra tu próxima sesión y una fila de acciones rápidas.
2. Las acciones rápidas son View Schedule (Ver agenda), Members (Miembros), Member Lookup (Buscar miembro), Team Chat (Chat del equipo) y Check-in Kiosk (Quiosco de check-in), más Process Checkout (Procesar cobro) si tu dueño te concedió Process checkout.
3. Schedule para el calendario.
4. Members para la lista de miembros.

Existe un segundo panel de administración más completo, pero nada lo abre. Tiene un conteo de check-ins pendientes, una lista de próximas sesiones y sus propias acciones rápidas, incluidas la búsqueda de miembros y el cobro. Está creado y no se puede llegar a él: ni siquiera desde tu propio proceso de incorporación, que te envía al panel normal. Si lo has visto descrito en otro lugar, por eso no pudiste encontrarlo.

No hay una bandeja Inbox (Bandeja de entrada). Versiones anteriores de esta guía se basaban en una: una sola cola que mostraba conflictos de reservas, pagos fallidos y miembros con la exención de responsabilidad pendiente. No existe en la app. La clasificación de pendientes se hace desde Dashboard y Schedule.

Reservado siempre al dueño, sin importar lo que se te conceda:

• Alta en Stripe Connect
• Cambios en la política de cancelación
• Cambios de nivel de suscripción
• Configuración del dominio personalizado

Este es el trabajo de recepción, y necesita el permiso Check in members (Hacer el check-in de miembros) de tu dueño.

1. Desde Dashboard (Panel), toca Check-in Kiosk (Quiosco de check-in) para el proceso de quiosco de recepción, o View Schedule (Ver agenda) para trabajar desde el calendario.
2. Busca la sesión y marca que el miembro llegó.

No hay una cola de recordatorios de exenciones de responsabilidad ni un proceso de "recepción manual" dentro de la app para una exención de responsabilidad firmada en papel. Si tu gimnasio necesita que se dé seguimiento a una exención de responsabilidad, hoy es una tarea del lado del dueño.

Que puedas hacerlo depende de cómo te configuró tu dueño. Ve a More → Front Desk → Invites (Más → Recepción → Invitaciones). Esa pantalla sí se abre para ti: la entrada de Settings (Configuración) es la que es solo para el dueño, así que una versión anterior de esta guía se equivocaba al decir que no tenías forma de entrar.

Lo que ves ahí depende de un solo permiso: Manage invitations (Administrar invitaciones). Tu dueño lo activa para ti en Settings → Team Management (Configuración → Administración del equipo), en el grupo Team & Invitations (Equipo e invitaciones) de tus permisos. La plantilla Operations Manager (Gerente de operaciones) también lo incluye.

• Con él: puedes invitar a miembros, entrenadores y otros asistentes. Para un miembro, también eliges al entrenador a cuya lista se une.
• Sin él (las plantillas Scheduling Focus [Enfoque en agenda] y Front Desk Full [Recepción completa] lo dejan desactivado): la pantalla se abre pero no ofrece un botón de invitar. Es lo esperado, no un error.

Si lo necesitas, pídele a tu dueño que active Manage invitations para ti. Mientras tanto, pídele que envíe la invitación.

La pestaña Schedule (Agenda) es donde pasa la mayor parte de tu día, y necesita el permiso Manage all schedules (Administrar todas las agendas), activado de forma predeterminada.

1. Abre la pestaña Schedule, o toca View Schedule (Ver agenda) desde Dashboard (Panel).
2. Trabaja con el calendario desde ahí: las sesiones de los entrenadores que puedes ver.

Recortado para que sea preciso. Esta sección antes describía una cola de resolución de conflictos con reservas lado a lado, una acción de "reasignar a otro entrenador", filtros por servicio/miembro/ubicación y un filtro Conflicts (Conflictos) de un toque. Nada de eso existe. Lo eliminamos en lugar de dejarte buscando controles que nunca se crearon.

Cuando alguien llama a recepción y necesitas sus datos:

1. Desde Dashboard (Panel), toca Members (Miembros) o Member Lookup (Buscar miembro), o usa la pestaña Members.
2. Búscalo.

Member Lookup es el camino más rápido cuando alguien está parado frente al mostrador: es una pantalla centrada en la búsqueda, hecha justo para ese momento, y está en tu panel.

Lo que necesitas es la información de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono), y eso es lo que requiere un check-in o una pregunta sobre una reserva. El registro que abres también muestra la dirección y la edad del miembro. No le muestra a un asistente administrativo sus objetivos, notas sobre lesiones ni preferencias alimentarias. No curiosees lo que hay ahí a menos que una tarea lo requiera, no lo repitas y, si un miembro te pregunta sobre su entrenamiento o sus números, remítelo a su entrenador.

No hay un botón de reembolso en la pestaña Billing (Facturación) de un miembro. Al abrir a un miembro y elegir Billing se muestran su tarjeta guardada (Payment Method, Método de pago) y su contrato activo. Su Account Ledger (Estado de cuenta) solo se muestra si tu dueño te concedió Process refunds (Procesar reembolsos); con ese permiso, Adjust (Ajustar) registra a mano un crédito o un cargo en la cuenta del miembro. Nada en esa pestaña devuelve dinero a una tarjeta. Una versión anterior de esta guía explicaba un reembolso total/parcial con un selector de motivo. Esa pantalla no existe.

El cobro es un permiso aparte, Process checkout (Procesar cobro). Con él, tu Dashboard (Panel) muestra Process Checkout, que abre las sesiones del día. Mantén presionada una sesión y elige Check Out (Complete) (Cobrar y completar). Se abre el panel Checkout (Cobro): elige el método de pago y toca Complete Checkout (Completar cobro).

Para un reembolso a la tarjeta de un miembro, acude al dueño.

No hay un menú "Admin actions" (Acciones de administrador) en el registro de un miembro, ni una forma dentro de la app de que actives un restablecimiento de contraseña, verifiques la identidad de un miembro o cambies su correo electrónico. Esos controles no existen para tu rol.

Lo que sí funciona, y lo que debes decirle:

1. En la pantalla de inicio de sesión, toca Forgot Password? (¿Olvidaste tu contraseña?)
2. Escribe el correo electrónico de la cuenta.
3. Toca Send Reset Link (Enviar enlace de restablecimiento).
4. Revisa la bandeja de entrada, y la carpeta de spam: normalmente está ahí.

La causa más común de "nunca llegó el correo de restablecimiento" es que el correo que está escribiendo no es el de la cuenta. Puedes confirmar qué correo está registrado desde la pestaña Members (Miembros).

Nunca ves la contraseña de un miembro. Nadie en MyTrainerOS la ve: no se guardan en un formato legible.

Hay cuatro informes, y todos son financieros: Revenue Report (Informe de ingresos), Monthly P&L (Estado de resultados mensual), Financial Transactions (Transacciones financieras) y Payroll Report (Informe de nómina). No hay un informe de Members (Miembros), Sessions (Sesiones), Attendance (Asistencia) ni Cancellations (Cancelaciones).

Dos de ellos se te abren con un permiso.

• Payroll Report (Informe de nómina): con Access payroll reports (Acceso a informes de nómina), que tu dueño activa en Settings → Staff Permissions (Configuración → Permisos del personal), el informe aparece en More → Front Desk (Más → Recepción), solo para consulta. La nómina es parte del plan Studio.
• Revenue Report (Informe de ingresos): con View revenue dashboard (Ver panel de ingresos), que tu dueño activa en Settings → Team Management (Configuración → Administración del equipo), la pantalla puede abrirse para ti, pero hoy ninguno de tus menús enlaza a ella. Export financial data (Exportar datos financieros) agrega su exportación a CSV.

Monthly P&L (Estado de resultados mensual) y Financial Transactions (Transacciones financieras) son solo para cuentas de entrenador y de dueño, y ningún permiso cambia eso.

En la práctica: cuando un dueño te pide cifras de ingresos para su contador, pídele que genere el informe y te lo envíe.

Si el dueño menciona que quiere algo que la plataforma no hace:

1. Abre Feature Requests (Solicitudes de funciones): More → Support (Más → Soporte), o Settings → Support & Legal (Configuración → Soporte y aspectos legales).
2. Toca el botón +. Elige un tipo (Feature [Función], Bug [Error] o Improvement [Mejora]), ponle un título y una descripción, y elige una categoría. Solo un Bug pide una gravedad. No hay opción para adjuntar archivos, así que describe con palabras lo que viste.
3. Toca Submit Feedback (Enviar comentarios). El equipo de MyTrainerOS la ve en el tablero público de comentarios junto con las solicitudes de todos los demás. Los votos a favor determinan la prioridad.

Estar en recepción significa que los problemas te llegan primero a ti. La mayoría no son solicitudes de soporte, y saber cuáles sí lo son es la mayor parte del trabajo.

Resuélvelo tú

Conflictos de reservas, problemas de check-in, un miembro que necesita mover su sesión, un miembro que no encuentra algo en la app: todo eso es trabajo de recepción y se explica en otras partes de esta guía. Enviar una solicitud por ellos agrega un día y no cambia nada.

Envíaselo al dueño

Los reembolsos que superan el permiso que se te concedió, las preguntas sobre precios, las excepciones a las políticas, el acceso del personal y cualquier cosa relacionada con las transferencias son decisiones del dueño. El soporte de MyTrainerOS no puede autorizarlas en nombre del dueño.

Envía una solicitud de soporte

Escala a MyTrainerOS cuando la falla sea del software y no del proceso: una página que no carga, un pago que falló sin explicación, datos que muestran un valor incorrecto, o un miembro que no puede iniciar sesión después de que un restablecimiento de contraseña realmente se entregó y se usó.

Estos son los objetivos de respuesta que publicamos. El sistema define la gravedad cuando se crea la solicitud, a partir de la categoría que eliges y de las palabras de tu asunto y tu descripción. Tú no la eliges.

Gravedad	Primera respuesta	Objetivo de resolución
Urgent (Urgente): producción caída, no puedes recibir pagos	<2 h hábiles	<24 h
High (Alta): una función no sirve, o un miembro está bloqueado	<8 h hábiles	<72 h
Normal (Normal): preguntas de cómo hacer algo, errores menores	<24 h hábiles	<7 días
Low (Baja): solicitudes de funciones	confirmada en un plazo de 7 días	sin compromiso

Qué incluir

La diferencia entre una solicitud que se resuelve con la primera respuesta y una que necesita cuatro idas y vueltas casi siempre está en el detalle del primer mensaje. Incluye:

• Qué intentabas hacer, en una oración.
• Qué pasó en cambio: el mensaje o el comportamiento real, no una paráfrasis. Si hubo un error, cópialo exactamente.
• Pasos para reproducirlo, numerados, empezando en una pantalla a la que puedas volver sin problema.
• Una captura de pantalla, si había algo visible en la pantalla.
• A quién afecta: solo a ti, a un miembro o a todos. Si es un miembro específico, indica su nombre y el correo electrónico de su cuenta.
• Cuándo empezó, y si alguna vez funcionó.

Por favor, no pegues datos de salud en una solicitud. No necesitamos las medidas, lesiones ni el historial de nutrición de un miembro para arreglar un error de software, y una solicitud no es el lugar adecuado para guardarlos. El nombre y el correo electrónico de un miembro son suficientes para que encontremos la cuenta correcta.

Como normalmente reportas en nombre de otra persona, hay dos detalles adicionales que importan más en tu caso que en el de cualquier otro:

• Indica de qué miembro se trata, nunca su información de salud. Su nombre y el correo electrónico de su cuenta son suficientes. Como asistente administrativo no tienes acceso a los entrenamientos, la nutrición ni las medidas corporales de los miembros, y una solicitud de soporte no debe convertirse en una forma de saltarse ese límite.
• Indica si lo reprodujiste tú o si estás transmitiendo lo que te dijo un miembro. Vale la pena enviar los reportes de segunda mano, pero haremos preguntas distintas, y saberlo desde el principio ahorra una ida y vuelta.

Seguimiento del estado

Cada solicitud pasa por cuatro estados:

• Open (Abierta): enviada, todavía nadie la ha tomado.
• In progress (En curso): alguien está trabajando en ella activamente.
• Resolved (Resuelta): creemos que está arreglada y esperamos tu respuesta.
• Closed (Cerrada): terminada.

Nada se cierra por tiempo. Una solicitud resuelta se queda como está hasta que una persona la cierra, así que no hay ningún plazo que se te pueda pasar ni ninguna fecha límite para ti. Si una solicitud resuelta en realidad no arregló tu problema, responde en esa misma solicitud: tu respuesta le llega al equipo de soporte y pueden retomarla. Si el mismo problema vuelve mucho tiempo después, envía una nueva solicitud y menciona el número de la anterior para que el historial sea fácil de seguir.

Verás las solicitudes que enviaste. No verás las solicitudes enviadas por miembros ni por otros gimnasios: la visibilidad de las solicitudes sigue el mismo límite que el resto de tus permisos.

Si no avanzas

Si una solicitud ya pasó el objetivo de primera respuesta de arriba, responde en la solicitud existente en lugar de abrir una segunda: una respuesta la vuelve a poner arriba, y las solicitudes duplicadas dividen el historial en dos hilos y hacen todo más lento. Si el problema empeoró desde que lo enviaste (empezó como una pregunta y ahora está bloqueando pagos), dilo en una respuesta en la misma solicitud, para que el equipo lo vea.

More → People (Más → Personas) muestra la lista de miembros de tu instalación, con búsqueda por nombre, correo electrónico y teléfono, y filtros por rol y estado.

Lo que ves depende de lo que te concedió el dueño. La lista de miembros siempre está ahí. Los prospectos solo aparecen si el dueño activó el acceso al embudo de prospectos para tu cuenta; si no lo hizo, la lista simplemente muestra miembros, y filtrar por Prospect (Prospecto) no devuelve nada. Eso es el permiso funcionando, no una falla.