Dueño del gimnasio: guía del usuario

Después de registrarte como dueño, completa estos pasos en orden:

Settings (Configuración) se abre desde el avatar del encabezado: no es una de tus pestañas inferiores. Tus pestañas son Home (Inicio), Members (Miembros), Trainers (Entrenadores), Schedule (Agenda), Business (Negocio) y More (Más).

1. Completa el proceso de incorporación del dueño. Siete etapas: Profile (Perfil), Delivery Mode (Modalidad), Facility (Instalación), Training (Entrenamiento), Payments (Pagos), Team (Equipo), Import Data (Importar datos). Una octava, Branded URL (URL con tu marca), solo aparece en un plan que incluye dominio personalizado (Studio). Aquí es donde se registran los datos de tu instalación.
2. Conecta Stripe. Settings → Stripe Connect, en el grupo Payments (Pagos). No puedes cobrar hasta que esto termine.
3. Invita a tu equipo. Settings → Invite Management (Administración de invitaciones). Tanto los entrenadores como los asistentes administrativos se invitan desde aquí.
4. Define tu política de cancelación. Settings → Cancellation Policies (Políticas de cancelación), en el grupo Business Tools (Herramientas de negocio).
5. Trae a tus miembros. Invita a cada miembro (US-OW-004). Importar una hoja de cálculo (More → Administration → Import Data, Más → Administración → Importar datos) solo guarda a cada persona como contacto: no crea cuentas de miembro ni envía invitaciones.

Una vez hechos esos cinco pasos, tu gimnasio está en funcionamiento. Todo lo demás (agenda, programas, marketing) se agrega encima.

Cada número de Facility overview (Resumen de la instalación) abre la pantalla que hay detrás. Los números de arriba corresponden a tu propia cartera de entrenamiento y funcionan como en la guía del entrenador independiente.

• Total Members (Total de miembros): todos los miembros de tu negocio, es decir, los miembros de todos tus entrenadores más los tuyos. Abre la lista de miembros en Whole gym (Todo el gimnasio).
• Active Members (Miembros activos): lo mismo, filtrado a Active (Activos).
• Trainers (Entrenadores): abre tu personal.
• Monthly Revenue (Ingresos mensuales): los ingresos mensuales recurrentes de tu negocio por suscripciones activas, de los miembros de cada entrenador y de los tuyos. Abre el Revenue Report (Informe de ingresos).
• Retention (30 days) (Retención, 30 días): abre Business Analytics (Análisis del negocio). Esa pantalla necesita un plan con análisis avanzados; sin uno, el recuadro abre Upgrade Plan (Mejorar plan) en un navegador, o Your Plan (Tu plan) en las apps para teléfono y tableta, que indica que la función no forma parte del plan actual.
• Overdue (Vencidas): todas las facturas que pasaron su fecha de vencimiento, o que están marcadas como incobrables, en todo tu negocio, de la más antigua a la más reciente. El total de arriba es el número del recuadro. Toca una fila para abrir al miembro; View invoice (Ver factura) abre la factura en sí.
• Workouts This Week (Entrenamientos de esta semana): los entrenamientos que completaron los miembros de tu gimnasio en los últimos 7 días. Todavía no se puede tocar: ninguna pantalla muestra los entrenamientos completados de tu negocio, así que no hay un lugar preciso al que enviarte.

La lista de miembros tiene dos vistas, que se cambian arriba: Mine (Míos), los miembros que entrenas tú, donde se abre la pestaña Members (Miembros), y Whole gym (Todo el gimnasio), los miembros de cada entrenador y los tuyos. En Whole gym puedes abrir, enviar mensajes y reasignar a cualquier miembro. Cancel Subscription (Cancelar suscripción) y Remove Member (Eliminar miembro) solo aparecen para los miembros que entrenas tú: para los de cualquier otra persona, esos pasos se ejecutan sobre la agenda y la facturación de su entrenador, así que los hace su entrenador.

Settings (Configuración) no es una pestaña. Tus pestañas de la parte inferior son Home (Inicio), Members (Miembros), Trainers (Entrenadores), Schedule (Agenda), Business (Negocio) y More (Más). Settings se abre desde el avatar del encabezado, en la esquina superior derecha de cualquier pantalla.

El nombre, la dirección y los datos de contacto de tu gimnasio están en Settings → Facility Details (Configuración → Datos de la instalación). Se registran durante el proceso de incorporación del dueño, y ahí es donde vas para cambiarlos después: si te mudas de local o cambia tu número de teléfono, edítalo ahí en lugar de contactarnos.

Cuando llegues ahí, los campos son: nombre de la instalación, descripción, dirección, ciudad, estado, código postal, país, teléfono, correo electrónico y sitio web.

No están en esa pantalla, a pesar de lo que decía antes esta guía: zona horaria, horario de atención y carga del logotipo. Ninguno de los tres existe ahí. Tu logotipo y tus colores están en la pantalla Branding (Marca): More → Administration → Branding (Más → Administración → Marca), o el botón Branding de la tarjeta Domain & Branding (Dominio y marca) del panel.

1. Settings → Stripe Connect (Configuración → Stripe Connect), en el grupo Payments (Pagos). Toca Connect Stripe Account (Conectar cuenta de Stripe). Se abre la pantalla Payment Setup (Configuración de pagos).
2. Elige Individual (Persona física) o Company (Empresa) y toca Get Started (Comenzar). Se te transfiere a Stripe. Proporciona los datos del negocio y la cuenta bancaria, y verifica tu identidad: este es el propio proceso de Stripe, y cuánto tarda depende de ellos, no de nosotros.
3. Cuando sales de Stripe, vuelves a la pantalla Payment Setup, que muestra en qué estado está tu cuenta de pagos. Si Stripe todavía necesita algo de ti, esa pantalla lo indica y ofrece Continue in Stripe (Continuar en Stripe). La fila de Stripe Connect en Settings muestra si estás conectado.

El grupo Payments también contiene tu propio plan de MyTrainerOS (la fila dice Billing & Plan [Facturación y plan] en un navegador y Your Plan [Tu plan] en las apps para teléfono y tableta) y, una vez conectado Stripe, Pricing Tiers (Niveles de precios) y Payment History (Historial de pagos).

Importante: MyTrainerOS cobra un 0% de comisión sobre lo que cobras; tu suscripción cubre la plataforma. La comisión de procesamiento propia de Stripe se descuenta de cada pago antes de que te llegue. Consulta la página de precios para ver los planes actuales.

1. Settings → Invite Management (Configuración → Administración de invitaciones).
2. Escribe los datos del entrenador y elige el rol:

• Trainer (Entrenador): entrena a su propia lista de miembros.
• Admin assistant (Asistente administrativo): recepción, con los permisos que tú le concedas uno por uno.

No existe un rol "Trainer + Admin" (Entrenador + Administrador). Los roles que el sistema tiene en realidad son entrenador, miembro, dueño del gimnasio, personal del gimnasio, asistente administrativo y administrador; una versión anterior de esta guía inventó uno combinado.

1. Toca enviar.
2. El entrenador recibe un correo electrónico y completa un proceso de incorporación de 5 pasos: Profile (Perfil), Delivery Mode (Modalidad), Business (Negocio), Availability (Disponibilidad), Template (Plantilla).

Fíjate en lo que no está en ese proceso: no hay un paso de certificaciones, y no hay un paso de Stripe Connect. Un entrenador que tú invitas no puede conectar Stripe: solo el titular de la cuenta puede, y los pagos de las sesiones de ese entrenador van a tu cuenta de Stripe.

1. Settings → Invite New Member (Configuración → Invitar a un nuevo miembro), o Settings → Invite Management (Configuración → Administración de invitaciones) si quieres ver y administrar todo lo que ya enviaste.
2. Escribe sus datos y envía.
3. El miembro recibe un correo electrónico de configuración y completa su propio proceso de incorporación: Profile (Perfil), luego un paso Your data (Tus datos) donde elige qué datos de salud permite, y luego hasta siete etapas más. Una etapa de datos que no permitió se omite.

Invite Management también es donde vuelves a enviar o revocas una invitación que se quedó sin respuesta.

Cada una de tus ubicaciones tiene una sola política de cancelación, y se aplica a las sesiones de todos los entrenadores de esa ubicación, contratistas incluidos. Solo tú la defines; tus entrenadores pueden verla, pero no cambiarla. Los asistentes administrativos no pueden abrir la pantalla.

1. Settings → Cancellation Policies (Configuración → Políticas de cancelación). (No hay un submenú "Policies" [Políticas]: está directamente en el grupo Business Tools [Herramientas de negocio].) Si tienes más de una ubicación, elige primero la ubicación.
2. Define la Cancellation Window (Plazo de cancelación). Es una lista desplegable, no un campo de texto libre: 1, 2, 4, 8, 12, 24 o 48 horas. Es el único plazo de la ubicación: cancelar con menos aviso cuenta como cancelación tardía para todos sus servicios. Sin política, el plazo es de 24 horas.
3. Define el Late-Cancel Fee ($) (Cargo por cancelación tardía) y el No-Show Fee ($) (Cargo por inasistencia).
4. Guarda.

Ambos cargos se escriben en dólares, con dos decimales, no en centavos. Dejar un cargo en 0.00 es la forma de ofrecer cancelación gratuita.

Una excepción por servicio cambia los cargos de un servicio en esa ubicación; el plazo sigue siendo el de la ubicación.

Un cambio se aplica desde ese momento, también a las sesiones ya reservadas: el plazo se lee cuando se registra una cancelación y el cargo cuando se cobra.

Tus servicios y paquetes son del negocio. En Settings → Services (Configuración → Servicios) agregas, pones precio y ordenas los servicios de tu negocio. Al editar uno aparece Who delivers this (Quién lo imparte), con un interruptor por entrenador: los miembros solo pueden reservar ese servicio con los entrenadores activados. Un servicio nuevo empieza con todos los entrenadores de tu negocio activados, y un entrenador que contratas empieza a impartir tus servicios existentes. Settings → Pricing Options (Configuración → Opciones de precio) vende paquetes y planes para todo el negocio: el paquete de un miembro se usa en las sesiones de cualquiera de tus entrenadores. Solo tú creas y pones precio a servicios, paquetes y planes; tus entrenadores los ven, pero no pueden cambiarlos.

No hay una pestaña Analytics (Análisis). Ve a More → Analytics & Reports (Más → Análisis e informes), que te da dos:

• Facility Analytics (Análisis de la instalación): uso e indicadores clave (KPI).
• Growth Analytics (Análisis de crecimiento): miembros nuevos este mes, miembros activos, bajas en los últimos 90 días, promedio de sesiones por miembro, retención por cohorte y el embudo de referidos.

El mismo menú también contiene Leads (Prospectos: embudo y seguimientos) y Campaigns (Campañas). A ambos se les cambió el nombre el 14 de agosto de 2026: si los has visto como CRM Pipeline (Embudo de CRM) y Email Campaigns (Campañas de correo electrónico), son las mismas dos pantallas.

Ambas pantallas de análisis requieren un plan que incluya análisis avanzados. En un plan que no los incluye, al tocar se abre una pantalla que nombra la función: Upgrade Plan (Mejorar plan) en un navegador, o Your Plan (Tu plan) en las apps para teléfono y tableta, que indica que la función no forma parte del plan actual. Es la restricción del plan, no un error.

No hay un mapa de calor de adherencia ni de cumplimiento en la app. Ignora cualquier consejo que te diga que uses uno para detectar miembros en riesgo. Growth Analytics muestra cuántos miembros se dieron de baja en los últimos 90 días.

Lo que funciona hoy: si tu cuenta tiene más de una instalación, aparece un selector de instalación en el encabezado que te permite cambiar entre ellas o ver All facilities (Todas las instalaciones). Permanece oculto si solo tienes una, por eso la mayoría de los dueños nunca lo ven.

Administra tus sedes desde More → Administration → Locations (Más → Administración → Ubicaciones), y compáralas en More → Administration → Locations Report (Más → Administración → Informe de ubicaciones). Ambas se conectaron el 16 de agosto de 2026; una versión anterior de esta guía decía que no se podía llegar a ellas y les pedía a los dueños que nos contactaran, lo cual ya no es cierto. Varias ubicaciones es una función de Studio.

También se eliminó por ser inventado: asignar un entrenador a ubicaciones específicas mediante Trainers → [Trainer] → Locations (Entrenadores → [Entrenador] → Ubicaciones). No existe esa pantalla.

Esto nunca fue administración de franquicias, y no se va a convertir en eso: MyTrainerOS está hecho para entrenadores independientes y estudios pequeños.

El importador es la pantalla Import Data (Importar datos): More → Administration → Import Data (Más → Administración → Importar datos), u Open Import Tool (Abrir herramienta de importación) en la tarjeta Import Data del panel.

Qué hace una importación. Cada fila se guarda como un contacto y aparece en More → People (Más → Personas) como prospecto con el estado Pending (Pendiente). Una importación no crea cuentas de miembro ni envía invitaciones. Para que alguien sea miembro, invítalo (US-OW-004).

El formato de miembros tiene 8 columnas, no 15:

• Full Name (Nombre completo): obligatorio
• Email (Correo electrónico): obligatorio
• First Name (Nombre), Last Name (Apellido), Phone (Teléfono), Emergency Contact (Contacto de emergencia), Notes (Notas), Tags (Etiquetas): todos opcionales

Los encabezados de columna se comparan de forma flexible, así que e-mail, mail y email address se reconocen como Email, y member name se reconoce como Full Name. No tienes que escribirlos exactamente como nosotros.

No hay una columna de fecha de inscripción ni una columna de asignación de entrenador. Esta guía antes decía que existían ambas, y decía que los entrenadores se emparejaban por su nombre visible. No es así. Las personas importadas no tienen entrenador; eliges al entrenador cuando invitas a cada una como miembro.

1. Elige la plataforma de la que vienes.
2. En What would you like to import? (¿Qué quieres importar?), marca Members (Miembros) y toca Next (Siguiente).
3. Sube el CSV.
4. Revisa Map your columns (Asigna tus columnas) y luego el Validation Summary (Resumen de validación), donde eliges si los correos duplicados se omiten o se sobrescriben.
5. Importa.

El límite es un tamaño de archivo de 10 MB, no una cantidad de filas. La cifra de "hasta 500 filas por lote" era incorrecta.

1. Settings → Domain Management (Configuración → Administración de dominios).
2. En Custom Domain (Dominio personalizado), escribe tu dominio en Your Domain (Tu dominio) (por ejemplo, app.mygym.com) y toca Add Custom Domain (Agregar dominio personalizado). MyTrainerOS crea un sitio de Firebase Hosting para él.
3. Actualiza tu DNS: agrega el registro CNAME que se muestra en la página. Una insignia de estado dice DNS Verifying (Verificando DNS), luego SSL con su estado y luego Live (Activo). Revisamos el DNS cada 5 minutos. Un dominio que no se verifica después de 48 horas muestra Timed Out (Tiempo agotado).
4. Cuando la insignia dice Live, los miembros inician sesión en tu dominio. La marca de MyTrainerOS se reemplaza con el logotipo y los colores de tu instalación.

Disponibilidad: el dominio personalizado de marca blanca está incluido en el plan Studio. Consulta la página de precios para ver qué incluye cada plan.

More → People (Más → Personas) es una sola lista de todas las personas vinculadas a tu gimnasio (prospectos, miembros, entrenadores y personal) con un cuadro de búsqueda por nombre, correo electrónico y teléfono, y filtros por rol y estado.

1. Abre More → People.
2. Busca por nombre, correo electrónico o teléfono, o filtra por rol (Prospect [Prospecto], Member [Miembro], Trainer [Entrenador], Owner [Dueño], Staff [Personal]) y por estado (Active [Activo], Pending [Pendiente], Paused [En pausa], Past [Anterior], Lost [Perdido], Cancelled [Cancelado]).
3. Toca a cualquier persona que tenga una cuenta para abrir su perfil de miembro. Alguien que nunca ha tenido una cuenta, como un prospecto al que solo le has enviado correos, aparece en la lista pero todavía no tiene un perfil que abrir.

Ves a todas las personas de tu instalación, incluidas las que agregó un entrenador en lugar de ti. Un entrenador que abre la misma pantalla solo ve a las personas que agregó él mismo.

Disponible en todos los planes, incluido el gratuito. El embudo de prospectos (el tablero kanban, las campañas y los seguimientos automáticos en More → Leads [Más → Prospectos]) es la parte de pago. Tu lista de personas nunca depende de un plan.

Cuando un miembro reporta una publicación, un comentario, un mensaje o a una persona de tu comunidad, recibes un aviso en la app. Nunca muestra el contenido ni nombres: abre el reporte para verlo.

1. Abre Settings → Community reports (Configuración → Reportes de la comunidad).
2. Cada reporte muestra qué se reportó, por qué, quién lo reportó y cuántas personas lo hicieron.
3. Toca Hide it (Ocultar) para retirar una publicación, un comentario o un mensaje de grupo para todos, salvo para quien lo escribió. Se cierran todos los reportes abiertos sobre ese contenido.
4. Toca Dismiss (Descartar) si no rompe tus reglas.

Un mensaje directo o un perfil no se pueden ocultar: el miembro que lo reportó puede bloquear a la persona. El personal de MyTrainerOS también ve todos los reportes.

Responde a los reportes con prontitud. Las tiendas de apps exigen una respuesta oportuna, y un miembro que reporta acoso está esperando tu respuesta.

Las solicitudes de soporte se envían desde el sitio web, en un navegador: inicia sesión en app.mytraineros.com, abre Settings (Configuración) y luego Support (Soporte) → Contact Support (Contactar a soporte). Si no puedes iniciar sesión, escríbenos desde mytraineros.com/contact o por correo a support@mytraineros.com. Las solicitudes las atiende el personal de MyTrainerOS: este es soporte para ti como negocio, no el canal que usan tus miembros para comunicarse contigo.

Cuándo enviar una solicitud y cuándo consultar el centro de ayuda

Busca primero en el centro de ayuda: es más rápido que nosotros, y la mayoría de las preguntas de "¿cómo hago…?" ya tienen respuesta ahí. Envía una solicitud cuando:

• Algo no funciona, no simplemente te resulta desconocido.
• Encontraste el artículo de ayuda correcto y no coincide con lo que ves.
• Hay dinero de por medio: un pago, una transferencia, un reembolso o una suscripción.
• Afecta a un miembro, no solo a ti.

Como dueño, hay dos situaciones que se tratan como urgentes: no puedes recibir pagos, o tus entrenadores no pueden acceder a la app en absoluto. Ambas detienen el negocio, no solo un flujo de trabajo. No puedes marcar una solicitud como urgente tú mismo. Di claramente qué está pasando (por ejemplo, "we cannot take payments", no podemos recibir pagos) y el sistema define la gravedad a partir de tus palabras.

Estos son los objetivos de respuesta que publicamos. El sistema define la gravedad cuando se crea la solicitud, a partir de la categoría que eliges y de las palabras de tu asunto y tu descripción. Tú no la eliges.

Gravedad	Primera respuesta	Objetivo de resolución
Urgent (Urgente): producción caída, no puedes recibir pagos	<2 h hábiles	<24 h
High (Alta): una función no sirve, o un miembro está bloqueado	<8 h hábiles	<72 h
Normal (Normal): preguntas de cómo hacer algo, errores menores	<24 h hábiles	<7 días
Low (Baja): solicitudes de funciones	confirmada en un plazo de 7 días	sin compromiso

Qué incluir

La diferencia entre una solicitud que se resuelve con la primera respuesta y una que necesita cuatro idas y vueltas casi siempre está en el detalle del primer mensaje. Incluye:

• Qué intentabas hacer, en una oración.
• Qué pasó en cambio: el mensaje o el comportamiento real, no una paráfrasis. Si hubo un error, cópialo exactamente.
• Pasos para reproducirlo, numerados, empezando en una pantalla a la que puedas volver sin problema.
• Una captura de pantalla, si había algo visible en la pantalla.
• A quién afecta: solo a ti, a un miembro o a todos. Si es un miembro específico, indica su nombre y el correo electrónico de su cuenta.
• Cuándo empezó, y si alguna vez funcionó.

Por favor, no pegues datos de salud en una solicitud. No necesitamos las medidas, lesiones ni el historial de nutrición de un miembro para arreglar un error de software, y una solicitud no es el lugar adecuado para guardarlos. El nombre y el correo electrónico de un miembro son suficientes para que encontremos la cuenta correcta.

Detalles propios del dueño que vale la pena agregar: qué ubicación (si tienes más de una), si afecta a un entrenador o a todos, y si el miembro en cuestión se importó mediante CSV o se registró directamente: los problemas de importación y los de registro tienen causas completamente distintas.

Seguimiento del estado

Cada solicitud pasa por cuatro estados:

• Open (Abierta): enviada, todavía nadie la ha tomado.
• In progress (En curso): alguien está trabajando en ella activamente.
• Resolved (Resuelta): creemos que está arreglada y esperamos tu respuesta.
• Closed (Cerrada): terminada.

Nada se cierra por tiempo. Una solicitud resuelta se queda como está hasta que una persona la cierra, así que no hay ningún plazo que se te pueda pasar ni ninguna fecha límite para ti. Si una solicitud resuelta en realidad no arregló tu problema, responde en esa misma solicitud: tu respuesta le llega al equipo de soporte y pueden retomarla. Si el mismo problema vuelve mucho tiempo después, envía una nueva solicitud y menciona el número de la anterior para que el historial sea fácil de seguir.

Si no avanzas

Si una solicitud ya pasó el objetivo de primera respuesta de arriba, responde en la solicitud existente en lugar de abrir una segunda: una respuesta la vuelve a poner arriba, y las solicitudes duplicadas dividen el historial en dos hilos y hacen todo más lento. Si el problema empeoró desde que lo enviaste (empezó como una pregunta y ahora está bloqueando pagos), dilo en una respuesta en la misma solicitud, para que el equipo lo vea.